スケジュールや作業の進行状況など
仲間や上司とリアルタイムで共有できたら
便利だと感じることはありませんか?
できることなら
設定が面倒なアプリは使いたくないし
使い方をいちいち説明したくない
上司ともなると
それはなおさらだと思います
私は医局員とスケジュールを共有するツールとして
“スプレッドシート”を使用しています
今回はその使い勝手と
共有方法について解説します
スプレッドシートのいいところ
・無料で使用できる
・googleのアカウントがあれば簡単に使用できる
・アプリで簡単にファイルを開くことができる
・オーナーと閲覧者を区別することができる
<無料で使用できる>
office365はサブスクリプションなので
Excelはコストが発生します
一方でスプレッドシートは
googleが提供する無料ツールなので
コストが全くかかりません
仲間に使用してもらう上で
コストがかからないことは
勧めやすい一因になります
<googleのアカウントがあれば簡単に使用できる>
スマートフォンを扱う人のほとんどが
googleにアカウントを持っていると思います
ツールを使用する際に
細かい個人情報を打ち込む手間があると
一つ敷居が上がりますよね
アプリをインストールしてすぐに始められるので
最初のストレスが少ないことは
非常にありがたいですね
<アプリで簡単にファイルを開くことができる>
一度アカウントを入力して
ツールを使用可能になれば
次回からはアプリを開くだけで
簡単にファイルにアクセスできます
内容を更新したときは
クラウド内で自動で更新されるため
アプリを開くたびに最新の状態で
閲覧することができます
使い方をいちいち説明する必要がないことは
管理者としては非常に手軽で
使い勝手が良いですね
<オーナーと閲覧者を区別することができる>
ファイルを共有する上で心配になるのは
共有する相手が誤ってファイルを修正してしまう
危険性があることです
スプレッドシートでは
オーナーのみがファイルを修正する権限があり
閲覧者はあくまで閲覧するだけなので
上記のような心配がありません
このようにスプレッドシートは
ファイルを共有するのに
非常に適したツールです
スプレッドシートの共有の実際
スプレッドシートのファイルを作成したら
右上の共有マークを選択します
連絡先に登録している仲間なら
その名前で検索することが可能ですし
そうでないならgoogleのアドレスを打ち込みます
“編集者”あるいは”閲覧者”を選択します
共有相手が受け取ったメールからアクセスしたら
スプレッドシートが閲覧可能になります
必要な手順は以上で
非常にシンプルです
まとめ
スプレッドシートでファイルを共有するメリットと
その方法について解説しました
チームとして情報を共有するメリットを
無料で簡単に享受できるので
ぜひ利用してみてください
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