仲間とのスケジュール共有はスプレッドシートで!

PC関連

スケジュールや作業の進行状況など
仲間や上司とリアルタイムで共有できたら
便利だと感じることはありませんか?

できることなら
設定が面倒なアプリは使いたくないし
使い方をいちいち説明したくない

上司ともなると
それはなおさらだと思います

私は医局員とスケジュールを共有するツールとして
“スプレッドシート”を使用しています

今回はその使い勝手と
共有方法について解説します

スポンサーリンク

スプレッドシートのいいところ

・無料で使用できる
・googleのアカウントがあれば簡単に使用できる
・アプリで簡単にファイルを開くことができる
・オーナーと閲覧者を区別することができる
<無料で使用できる>

office365はサブスクリプションなので
Excelはコストが発生します

一方でスプレッドシートは
googleが提供する無料ツールなので
コストが全くかかりません

仲間に使用してもらう上で
コストがかからないことは
勧めやすい一因になります

<googleのアカウントがあれば簡単に使用できる>

スマートフォンを扱う人のほとんどが
googleにアカウントを持っていると思います

ツールを使用する際に
細かい個人情報を打ち込む手間があると
一つ敷居が上がりますよね

アプリをインストールしてすぐに始められるので
最初のストレスが少ないことは
非常にありがたいですね

<アプリで簡単にファイルを開くことができる>

一度アカウントを入力して
ツールを使用可能になれば
次回からはアプリを開くだけ
簡単にファイルにアクセスできます

内容を更新したときは
クラウド内で自動で更新されるため
アプリを開くたびに最新の状態
閲覧することができます

使い方をいちいち説明する必要がないことは
管理者としては非常に手軽で
使い勝手が良いですね

<オーナーと閲覧者を区別することができる>

ファイルを共有する上で心配になるのは
共有する相手が誤ってファイルを修正してしまう
危険性があることです

スプレッドシートでは
オーナーのみがファイルを修正する権限があり
閲覧者はあくまで閲覧するだけなので
上記のような心配がありません

このようにスプレッドシートは
ファイルを共有するのに
非常に適したツールです

スプレッドシートの共有の実際

スプレッドシートのファイルを作成したら
右上の共有マークを選択します

連絡先に登録している仲間なら
その名前で検索することが可能ですし
そうでないならgoogleのアドレスを打ち込みます

“編集者”あるいは”閲覧者”を選択します

共有相手が受け取ったメールからアクセスしたら
スプレッドシートが閲覧可能になります

必要な手順は以上で
非常にシンプルです

まとめ

スプレッドシートでファイルを共有するメリットと
その方法について解説しました

チームとして情報を共有するメリットを
無料で簡単に享受できるので
ぜひ利用してみてください

コメント

タイトルとURLをコピーしました